フィリピン駐在員が着任初日に確認すべき書類（Permanent File）とは【知っておくべきフィリピンの会計・税務のポイント 第一回】

『駐在員が着任初日に確認すべき書類(Permanent File)等』

 

フィリピンにおいては、会社運営上、様々な書類があります。しかしながら、日本人管理者がそのすべてを把握することは難しく、また、見慣れない書類が多いため、そのポイントが不明確になりがちです。
　今回のコラムでは、会社運営上、最低限確認すべき書類等について、ご紹介したいと思います。このPermanent File と呼ばれる書類は、その保管が必須であり、変更の都度、適時に更新する必要がある書類の総称をいいます。これらの書類を確認することで、会社の全体像を把握することができるとともに、管理業務を円滑にすすめていく上において、非常に重要な書類です。

▼役員等の実在性の確認 　
　フィリピンの株式会社の場合、取締役、秘書役、財務役といった役職を設置する必要があり、会社のグループ関係者以外の方がその役職に就任しているケースが一般的です。そのため、今まで一度も顔すら合わしたことがない方も中にはいらっしゃるケースがあります。また、就任している役職者が、海外移住、入院、失踪、死亡、などの理由により、フィリピン国内において必要な時に連絡が取れない、または、音信不通というケースが散見されます。そのため、確実に連絡が取れる方が上記の役職に就任しているかどうかの確認は、実務上、極めて重要です。

▼株主名簿の確認
　フィリピンの株式会社の場合、GIS：General Information Sheetにおいて、株主が明記されています。しかしながら、実態と合っていないケースも多く、株主構成をはじめ、授権資本金額、払込資本金額など関連する計算書類と確認する必要があります。また、親子関係にある場合などについては、親会社側の出資金勘定などと一致しているかどうかの確認が必要です。万一、誤った登録がされていたり、既に存在しない株主が登録されている場合には、速やかに株主の変更手続きを行う必要があります。

▼チェックリスト
　□　下記表内基本資料の有無の確認
　□　各行政の登録状況の確認　
　□　株主構成の確認
　□　役員構成の確認
　□　授権資本金、払込資本金の確認
　□　発行済株式数の確認
　□　株主、取締役、秘書役、財務役の実在性の確認
　□ BIR Form 2303 の登録申告税目の確認
*納付が0でも、申告を行う必要がある場合があり、未申告の場合はペナルティの対象になるため、不必要なものは削除を行うことをお勧めします。　

時々、「フィリピンにおいて租税条約の申請をしなかったら損しますか?」という質問を受けます。答えは「Yes」です。理由は「二重課税の部分が多くなるから」です。もう少し言及しますと「限度税率」という考え方が存在するからです。
国際税務においては、限度税率を超える部分は外国税額控除の対象になりません。そのため、その超える部分は損金にはなりますが、控除税額にはならず二重課税の対象になってしまいます。つまり、いかにフィリピンでの納税額を抑えるかがポイントとなります。

12回に分けて、フィリピン法人における会計、税務を中心としたコラムを基礎的な内容から実践で使える応用的な内容までを連載させて頂きます。

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